Digitalizacja i automatyzacja są praktycznie obecne w większości dziedzin naszego życia, również tego zawodowego. W związku z tym muszą powstawać uwarunkowania prawne, które nadążają nad zmieniającą się wokół rzeczywistością. Ponieważ digitalizacja i cyfryzacja procesów niesie wiele korzyści i usprawnia pracę, nic dziwnego, że dotarła również do obszaru HR.

Dwa najważniejsze akty prawne, które regulują te kwestie to:

1. Kodeks Pracy,

2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kodeks Pracy w art. 94 pkt. 9a i 9b wymaga, aby pracodawcy prowadzili i przechowywali dokumentację pracowniczą w formie papierowej lub elektronicznej, zapewniając jednocześnie jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność. W przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, niezwykle ważne jest, aby spełnić wymogi związane z jej bezpieczeństwem oraz dostępnością.

Bezpieczeństwo

Ważnym elementem prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej jest zabezpieczenie jej przed nieautoryzowanym dostępem. W tym celu należy zastosować odpowiednie mechanizmy autentykacji, czyli procesy uwierzytelniania i zarządzania uprawnieniami użytkowników, aby zapewnić, że tylko upoważnione osoby będą miały dostęp do dokumentów pracowników.

Integralność dokumentacji

Kolejnym elementem, na który należy zwrócić uwagę, jest integralność dokumentacji, czyli zapewnienie, że żaden dokument nie zostanie zmodyfikowany bez wyraźnej świadomości osoby odpowiedzialnej za jego prowadzenie. Systemy obsługujące dokumentację pracowniczą powinny zapewniać szyfrowanie dokumentów oraz rejestrowanie wszelkich działań związanych z nimi. W przypadku jakiejkolwiek zmiany w dokumencie, system powinien informować, kto i kiedy dokonał takiej zmiany.

Kompletność i dostępność

Kodeks Pracy wymaga również, aby dokumentacja pracownicza była kompletna i dostępna, a jej przechowywanie musi być zapewnione przez okres zatrudnienia oraz przez okres 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. System obsługujący dokumentację pracowniczą powinien zapewnić ciągłość działania, a więc i dostępność do danych i dokumentów w dowolnym momencie.

W kontekście wdrażania systemu do zarządzania dokumentacją kadrową istotnym przepisem, który warto uwzględnić, jest art. 946 K.P. Pracodawca powinien wydać pracownikowi w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy dokument, w postaci papierowej lub elektronicznej, dotyczący przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru przez pracownika tej dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji. W przypadku nieodebrania dokumentacji w tym czasie, pracodawca powinien poinformować o zniszczeniu dokumentacji.

Najważniejszym przepisem dotyczącym prowadzenia dokumentacji kadrowej w formie elektronicznej jest art. 94 pkt. 11 K.P., który zrównuje jej wartość z dokumentacją prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Dzięki temu, możemy bez przeszkód prowadzić dokumentację kadrową w postaci elektronicznej. Elektroniczna dokumentacja umożliwia błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów związanych z danym pracownikiem, co stanowi duże ułatwienie dla działów HR.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej zawiera kilka istotnych przepisów dotyczących dokumentacji kadrowej. W rozdziale 2, § 3 opisane są części składowe akt osobowych pracownika, które obejmują różne dokumenty związane z zatrudnieniem, takie jak oświadczenia dotyczące danych osobowych, skierowania na badania lekarskie, orzeczenia lekarskie, dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy, dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, oraz dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innej określonej w przepisach. 

Przepisy rozdziału 3, § 9 określają wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. System teleinformatyczny, w którym jest przechowywana dokumentacja, powinien zapewniać zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność treści dokumentacji i metadanych, stały dostęp osobom upoważnionym, identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych zmian, skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, możliwość wydawania dokumentacji w formie elektronicznej oraz funkcjonalność wydruku.

W § 11.1 wprowadzono zapis dotyczący dołączania dokumentów w formie papierowej do elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Pracodawca lub osoba upoważniona powinna sporządzić odwzorowanie cyfrowe takiego dokumentu, opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, i umieścić w dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność.

W § 12.2 określono z kolei, że odwzorowania cyfrowe powinny być sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą bez wątpliwe zapoznanie się z treścią dokumentu bez konieczności weryfikacji tej treści z dokumentem w formie papierowej.

Rozdział 4, § 13 odnosi się do kwestii eksportu danych do systemu zewnętrznego i określa strukturę pliku XML zawierającego metadane, które muszą być zgodne ze specyfikacją techniczną opublikowaną przez właściwego Ministra. Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów wraz z metadanymi dla każdego dokumentu.

Podsumowując, zarządzanie uprawnieniami, anonimizacja danych, zapis metadanych, rejestracja logowań i wprowadzanych zmian, wyszukiwanie dokumentacji, eksport danych, wydruki oraz funkcje związane z bezpieczeństwem, takie jak zarządzanie użytkownikami, autoryzacja, szyfrowanie danych i ochrona plików, są kluczowe dla systemu obsługującego dokumentację pracowniczą.

Integracja z innymi systemami, budowanie workflow czy cyfrowe podpisywanie dokumentów to zalecane funkcje, które mogą dodatkowo ułatwić i usprawnić zarządzanie dokumentacją pracowniczą.

Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na aspekty związane z ochroną danych osobowych, takie jak szyfrowanie plików, rejestr operacji użytkowników i moduł RODO, które pomogą w spełnieniu wymagań dotyczących prywatności i zgodności z przepisami o ochronie danych.

Korzystanie z systemów elektronicznych do zarządzania dokumentacją kadrową jest coraz bardziej popularne i opłacalne dla firm, a przepisy prawne umożliwiają prowadzenie takiej dokumentacji w formie elektronicznej bez żadnych ograniczeń.

Ok kilku lat wdrażamy systemy BPM usprawniające prace w obszarze HR. Zapraszamy do kontaktu.