Cyfrowe procesy kadrowe (HR)
Przenieś swój dział HR w XXI wiek.
Zautomatyzuj obieg wniosków urlopowych, proces onboardingu i zarządzanie dokumentacją pracowniczą (e-teczki) za pomocą jednej, zintegrowanej platformy BPM.
Gdy dział HR tonie w papierze
Chaos w procesach HR to prosta droga do frustracji pracowników i ryzyka prawnego.
Ręcznie wypełniane wnioski urlopowe, które gubią się na biurkach, powolny onboarding, który psuje pierwsze wrażenie nowego pracownika. I wreszcie, szafy pełne papierowych teczek osobowych, stanowiące ogromne wyzwanie dla zgodności z RODO.
Gdy dział HR zamiast dbać o rozwój talentów, zajmuje się "gonieniem za podpisem" i przepisywaniem danych, traci cała firma.
Nasza platforma BPM przywraca porządek i strategiczną rolę działu kadr.
Kluczowe moduły cyfrowego HR
Nasze rozwiązanie BPM digitalizuje pełen cykl życia pracownika w organizacji, od zatrudnienia po odejście.
Cyfrowy onboarding i offboarding
Zapewnij idealny start.
System automatycznie przydziela zadania (do IT, admin., menedżera) i prowadzi nowego pracownika przez proces.
Podobnie przy offboardingu, gwarantuje zwrot sprzętu i zamknięcie dostępów.
Obieg wniosków pracowniczych
Koniec z papierem.
Wnioski urlopowe, delegacje czy "home office" pracownik składa przez portal lub smartfon.
Menedżer akceptuje jednym kliknięciem. Dane automatycznie trafiają do działu kadr.
Elektroniczne teczki osobowe (e-teczki)
Zbuduj bezpieczne, centralne archiwum na wszystkie dokumenty kadrowe.
Pełna kontrola dostępów, zgodność z RODO i błyskawiczne wyszukiwanie umów, aneksów czy certyfikatów.
Oceny i rozwój pracowników
Ustandaryzuj procesy ocen okresowych, wyznaczania celów czy ankiet satysfakcji.
System sam pilnuje terminów i zbiera feedback w jednym, uporządkowanym miejscu.
Elektroniczne akta osobowe zgodnie z przepisami
Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Przy zmianie postaci z papierowej na elektroniczną dokument trzeba odwzorować cyfrowo i opatrzyć kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, co może być częścią procesu digitalizacji w systemie.
Dokumentację pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się zakończył. Archiwum pilnuje tych terminów i wskazuje dokumentację, której okres przechowywania minął.
Dostęp do akt wynika z roli: pracownik kadr widzi pełną teczkę, przełożony tylko to, czego potrzebuje do zarządzania zespołem, a każde otwarcie dokumentu zostaje zapisane.
Procesy kadrowe, które najczęściej przenosimy do systemu
- Wnioski urlopowe i zgłaszanie nieobecności.
- Delegacje i rozliczenia kosztów podróży.
- Onboarding z listą zadań dla IT, administracji i przełożonego.
- Zmiany warunków zatrudnienia i aneksy do umów.
- Offboarding ze zwrotem sprzętu i odebraniem dostępów.
- Szkolenia obowiązkowe i przypomnienia o badaniach okresowych.
Najczęstsze pytania o cyfrowe procesy kadrowe
Czy system zastąpi program kadrowo-płacowy?
Nie. Program kadrowo-płacowy nadal liczy wynagrodzenia i prowadzi ewidencję. System BPM obsługuje wnioski, akceptacje i dokumenty, a dane potrzebne do rozliczeń przekazuje do programu kadrowo-płacowego.
Czy pracownik może złożyć wniosek z telefonu?
Tak. Wnioski o urlop, delegację czy pracę z domu składa się przez przeglądarkę, także na telefonie, a przełożony akceptuje je w ten sam sposób.
Czy możemy zdigitalizować istniejące papierowe teczki?
Tak. Digitalizację prowadzimy zgodnie z przepisami o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej, a dokumenty trafiają do e-teczek z podziałem na części akt osobowych.
Jak chronione są dane pracowników?
Dane kadrowe wymagają szczególnej ochrony, dlatego dostęp wynika z ról, a każde otwarcie i zmiana dokumentu są zapisywane. System wdrażamy w infrastrukturze firmy albo w chmurze, zależnie od wymagań bezpieczeństwa.
Czy onboarding obejmuje zadania innych działów?
Tak. Po podpisaniu umowy system tworzy zadania dla IT, administracji i przełożonego: przygotowanie sprzętu, kont i stanowiska. Każdy widzi swoją część, a dział kadr cały postęp.
Od czego zacząć?
Najczęściej od wniosków urlopowych albo onboardingu, bo dotyczą wszystkich pracowników i szybko pokazują efekt. Elektroniczne teczki wdrażamy zwykle w kolejnym etapie.
Realny wpływ na kulturę i efektywność firmy
Pierwszą i najważniejszą korzyścią cyfryzacji HR jest poprawa doświadczeń pracownika (Employee Experience).
Szybki, cyfrowy proces onboardingu buduje wizerunek nowoczesnego pracodawcy, a możliwość załatwienia spraw kadrowych „od ręki” (np. akceptacja urlopu w 5 minut na smartfonie) eliminuje codzienne frustracje. To bezpośrednio przekłada się na wyższą satysfakcję i retencję talentów.
Dla działu HR oznacza to odzyskany czas i zmianę roli w organizacji. Zamiast być administratorem dokumentów, zespół może wreszcie stać się strategicznym partnerem dla biznesu, skupiając się na rekrutacji, rozwoju i kulturze organizacyjnej.
Zadania administracyjne skracają się z dni do godzin.
Kluczowym aspektem jest gwarancja bezpieczeństwa i zgodności z RODO.
Utrzymywanie papierowych teczek osobowych to ogromne ryzyko. Nasze cyfrowe archiwum zapewnia pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp do wrażliwych danych, oraz tworzy nienaruszalną ścieżkę audytową, co jest bezcenne podczas każdej kontroli.
Kadra menedżerska zyskuje pełen wgląd i narzędzia do zarządzania. Platforma BPM dostarcza danych w czasie rzeczywistym, menedżerowie mogą łatwo śledzić limity urlopowe swoich zespołów, a zarząd otrzymywać kluczowe raporty HR dotyczące np. absencji czy statusu procesów rekrutacyjnych.
© Foresight. Wszelkie prawa zastrzeżone.