Automatyzacja obiegu faktur dla firmy świadczącej usługi na rynku nieruchomości

O firmie

Nasz Klient to firma oferująca kompleksowe usługi zarządzania nieruchomościami mieszkaniowymi w oparciu o dogłębne analizy i badania potrzeb klientów oraz staranne dobieranie kluczowych partnerów. Firma współpracuje i świadczy usługi dla ponad 3500 wspólnot mieszkaniowych, co stawia ją w gronie największych firm zarządzających w Polsce. Dodatkowo firma notowana jest na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych, a od 8 lat należy do międzynarodowej grupy, która zarządza wieloma obiektami w Europie. Firma zatrudnia ponad 700 zarządców, księgowych i inspektorów, którzy zarządzają prawie 5000 nieruchomościami.

Sytuacja przed wdrożeniem

Ze względu na dużą liczbę otrzymywanych faktur kosztowych w ciągu miesiąca (około 50 000 dokumentów fakturowych miesięcznie) Klient zmuszony był zatrudniać 20 osób, które odpowiadały wyłącznie za ręczne wprowadzanie danych z faktur do systemu finansowo-księgowego. W zależności od ilości pozycji na dokumencie i jego skomplikowania, wprowadzenie danych z jednego dokumentu zajmowało od 4 do 5 minut. Chcąc przyspieszyć to działanie, a także zredukować duże koszty związane z kluczowym dla Klienta procesem zdecydowano się na znalezienie systemu, który pozwoli na jego automatyzację.

Rozwiązanie

Po analizie dostępnych na rynku rozwiązań, wybór Klienta padł na platformę ABBYY FlexiCapture z dedykowanym modułem do procesowania faktur - For Invoices. Zakupiona licencja pozwala na procesowanie do 600 000 stron dokumentów rocznie.
Na etapie wdrożenia System został przygotowany do automatycznego (bez konieczności weryfikacji) procesowania dokumentów od 20 głównych kontrahentów generujących 30% wolumenu wszystkich faktur. Dla pozostałych kontrahentów (około 1000) pracownicy (nieposiadający specjalistycznej wiedzy z zakresu IT) stworzyli dedykowane szablony we własnym zakresie. Było to możliwe dzięki zaszytym w systemie mechanizmom Machine Learning (AI). Dzięki nim - system w łatwy, szybki i intuicyjny sposób jest douczany przez użytkowników, którzy jednym kliknięciem myszy tworzą optymalne szablony w czasie rzeczywistym.

Korzyści

znaczące skrócenie czasu procesowania pojedynczej faktury z około 4-5 minut przed wdrożeniem ABBYY FlexiCapture do około 1 minuty po wdrożeniu
ograniczenie ilości etatów potrzebnych wyłącznie do manualnego wprowadzania danych z dokumentów faktur do systemu FK (z 20 do 5 pracowników)
możliwość przesunięcia i wykorzystania kompetencji pracowników, którzy do tej pory przepisywali dane z faktur do innych procesów czy działów w firmie
poprawa jakości danych trafiających do systemu przez wyeliminowanie błędów wynikających z manualnego wprowadzania danych z faktur do systemu ERP
przejście na automatyczny tryb eksportowania danych z faktur – system rozpoznaje dane z jakością powyżej 97%

Wróć do wszystkich case-study