Wróć do wszystkich case-study

Automatyzacja procesu obsługi zamówień u jednego z liderów światowego rynku technologii medycznych

O firmie

Nasz klient należy do czołowych firm na światowym rynku technologii medycznych, które wspólnie tworzą zdrowszy świat poprzez wspomaganie odkryć medycznych, diagnostyki i opieki zdrowotnej. Jest liderem w dziedzinie bezpieczeństwa pacjentów i pracowników opieki zdrowotnej, jak i w zakresie technologii wykorzystywanej w badaniach medycznych i laboratoriach klinicznych. Firma oferuje innowacyjne rozwiązania, które wspierają badania medyczne i genomiczne, zwiększają jakość i szybkość diagnozowania chorób zakaźnych i nowotworów, usprawniają zarządzanie leczeniem, zapobiegają rozprzestrzenianiu się zakażeń, dostarczają sprzęt do przeprowadzania procedur chirurgicznych i interwencyjnych i ułatwiają leczenie cukrzycy.

Sytuacja przed wdrożeniem

Chcąc zautomatyzować kluczowy dla klienta proces zamówień, firma szukała niezawodnego rozwiązania, które pozwoli na przyspieszenie wprowadzania danych z dokumentów zamówień otrzymywanych od swoich kontrahentów. Do tej pory proces po stronie klienta był w pełni manualny co wiązało się z długim czasem realizacji zamówień (od momentu otrzymania dokumentu po jego przeprocesowanie przez pracowników upływało dużo czasu co powodowało opóźnienia w realizacji zamówień).

Dodatkowym elementem kluczowym dla klienta, była chęć wyeliminowania możliwości popełniania błędów w momencie ręcznego przepisywania danych do systemu SAP.

Wdrożenie platformy objęło 5 krajów z Ameryki Południowej: Brazylię, Chile, Argentynę, Peru i Kolumbię.

Rozwiązanie

Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy potrzeb klienta, zaproponowany został system ABBYY Content IQ, czyli platforma ABBYY FlexiCapture Distributed pozwalająca na procesowanie 300 000 stron dokumentów rocznie. Dzięki wykorzystywanej technologii inteligentnego wyszukiwania danych na dokumentach system automatycznie procesuje dokumenty zamówień od ponad 60 kontrahentów z następujących krajów z Ameryki Południowej: Brazylii, Chile, Argentyny, Peru, Kolumbii. Platforma pozwala na procesowanie dokumentów papierowych oraz tych, które trafiają do klienta w wersji elektronicznej. Inteligentne szablony wyszukiwania danych na dokumentach pozwalają na automatyczne pobieranie przez system kluczowych danych wskazanych przez klienta. Są to między innymi dane kontrahentów, zamawiane produkty wraz z ich ilością, waluta, kwota, numer zamówienia czy ceny i daty dostawy. Dzięki automatyzacji procesu zamówień, pracownicy klienta wyeliminowali czasochłonne i monotonne ręczne przepisywanie danych z dokumentów.

Korzyści

automatyzacja procesu zamówień otrzymywanych przez klienta poprzez połączenie platformy OCR z narzędziami RPA

kilkukrotne skrócenie czasu wprowadzania danych z dokumentów zamówień (do tej pory wprowadzanie danych odbywało się ręcznie)

wyeliminowanie błędów pojawiających się przy ręcznym wprowadzaniu danych z dokumentów przez pracowników

znaczące zwiększenie efektywności pracy osób pracujących w dziale zamówień

redukcja kosztów obsługi

zapewnienie kompletności danych

automatyczne porównywanie (walidacja) danych z zewnętrznymi bazami klienta przez co większość procesu przebiega automatycznie

brak zagubionych dokumentów

zwiększenie zadowolenia pracowników, którzy nie skupiają się na żmudnym przepisywaniu danych do systemu, a jedynie na weryfikacji kilku niepewnie rozpoznanych przez system danych