Jakie Korzyści Wynikają z Wdrożenia e-Doręczeń?

Implementacja systemu e-Doręczeń niesie za sobą liczne korzyści, które usprawnią funkcjonowanie zarówno sektora publicznego, jak i prywatnego:

1. Szybsza i sprawniejsza komunikacja: Elektroniczny system doręczeń pozwala na znacznie szybsze przesyłanie dokumentów oraz potwierdzenie ich odbioru. Przepływ informacji między podmiotami staje się bardziej przejrzysty, a procesy administracyjne – mniej skomplikowane.
2. Podniesiony poziom bezpieczeństwa: Dzięki możliwości ścisłej weryfikacji tożsamości nadawcy i odbiorcy, ryzyko przesyłania fałszywej korespondencji zostaje zredukowane do minimum.
3. Dostępność 24/7: Z systemu e-Doręczeń można korzystać o każdej porze dnia i z dowolnego miejsca, co znacząco zwiększa wygodę użytkowania.
4. Redukcja kosztów: Przejście na elektroniczny obieg dokumentów pozwoli na znaczne obniżenie kosztów związanych z tradycyjną formą korespondencji, co jest szczególnie korzystne dla przedsiębiorstw operujących dużymi ilościami dokumentów.
5. Przyjazne dla środowiska: Mniejsze zużycie papieru i innych materiałów eksploatacyjnych oznacza mniejszy ślad węglowy i korzystny wpływ na środowisko.
6. Integracja z istniejącymi systemami: Platforma e-Doręczeń została zaprojektowana tak, aby mogła współpracować z różnymi systemami dziedzinowymi i administracyjnymi, co zapewnia płynne i bezproblemowe włączenie jej do obecnych procesów w firmie.

Jakie Wyzywania Przed Nami?

Chociaż e-Doręczenia niosą za sobą liczne korzyści, ich wdrożenie może okazać się wyzwaniem, szczególnie dla przedsiębiorstw, które nie są jeszcze przygotowane technologicznie na cyfrową transformację. Problemy mogą obejmować:

• Dostosowanie infrastruktury IT: Konieczne będzie zapewnienie odpowiedniego zaplecza technicznego i dostosowanie wewnętrznych systemów do obsługi e-Doręczeń.
• Przeszkolenie pracowników: Pracownicy odpowiedzialni za korespondencję będą musieli nauczyć się obsługi nowych narzędzi, co może wymagać dodatkowych szkoleń.
• Integracja z istniejącymi systemami: Dostosowanie systemów ERP lub CRM do współpracy z platformą e-Doręczeń może wiązać się z dodatkowymi kosztami i czasem poświęconym na konfigurację.

Pozytywne Nastawienie Polaków

Według danych Eurostatu w 2023 roku 44,3% Polaków posiadało podstawowe lub ponadpodstawowe umiejętności cyfrowe, co oznacza, że niemal połowa populacji ma wystarczające kompetencje, by korzystać z rozwiązań takich jak e-Doręczenia. Ponadto, badania przeprowadzone przez DigitalPoland wykazują, że społeczeństwo pozytywnie ocenia cyfryzację administracji i procesów biznesowych, widząc w niej szansę na poprawę efektywności w codziennej pracy.

Jak Przygotować Firmę do Obowiązku e-Doręczeń?

Pierwszym krokiem jest rejestracja w systemie e-Doręczeń oraz złożenie wniosku o dostęp do środowiska testowego, co pozwoli na zapoznanie się z działaniem platformy i przetestowanie jej funkcjonalności. Ministerstwo Cyfryzacji udostępnia przedsiębiorcom szczegółowe instrukcje dotyczące uzyskania adresu e-Doręczeń oraz możliwości integracji z zewnętrznymi systemami.

W przypadku firm korzystających z rozbudowanych systemów ERP lub CRM, kluczowym etapem jest współpraca z dostawcą oprogramowania w celu optymalnego dostosowania infrastruktury do nowego systemu. W ten sposób przedsiębiorstwo będzie mogło płynnie przejść przez proces wdrożenia i uniknąć ewentualnych komplikacji technicznych.

Podsumowanie

Wprowadzenie obowiązku korzystania z e-Doręczeń to milowy krok w cyfryzacji sektora publicznego i biznesowego w Polsce. Choć wdrożenie nowego systemu może wywoływać obawy, jest to zmiana, która docelowo poprawi bezpieczeństwo, szybkość i efektywność komunikacji między podmiotami.

Jeśli chcesz, aby Twoja firma była gotowa na e-Doręczenia, zachęcamy do skorzystania z oferty Foresight. Dzięki naszym rozwiązaniom, integracja z systemem e-Doręczeń przebiegnie bezproblemowo, a obsługa korespondencji elektronicznej stanie się prostsza niż kiedykolwiek.